Permohonan tersebut disampaikan melalui surat resmi BEM USU kepada pimpinan Universitas Sumatera Utara (USU). Selain menyurati pihak universitas, BEM USU melalui Kementerian Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa (Advokesma) juga melakukan pendampingan langsung terhadap mahasiswa dalam proses administratif pengajuan keringanan UKT.

Pada 18 Desember 2025, mahasiswa terdampak yang telah melalui proses pendataan dan verifikasi menyerahkan berkas permohonan resmi yang ditandatangani oleh mahasiswa dan orang tua. Berkas tersebut kemudian diserahkan langsung oleh BEM USU ke Biro Rektor USU.

Ketua BEM USU, Muzammil Ihsan, mengatakan langkah tersebut merupakan bentuk tanggung jawab moral dan advokasi kelembagaan terhadap mahasiswa korban bencana.

“Surat resmi dan seluruh berkas mahasiswa sudah kami sampaikan langsung ke biro rektor. Data dan fakta terkait kondisi mahasiswa terdampak saat ini sudah berada di tangan pimpinan universitas,” ujarnya, Medan, 21 Desember 2025.

Menurut Muzammil, bencana yang terjadi telah berdampak serius terhadap perekonomian keluarga mahasiswa, sehingga pembayaran UKT menjadi beban berat.

“Banyak orang tua kehilangan mata pencaharian. Jangan sampai ada mahasiswa USU yang terpaksa berhenti kuliah karena tidak mampu membayar UKT akibat bencana,” katanya.

Menteri Advokesma BEM USU, Said Umar, menambahkan bahwa advokasi tersebut dilakukan berdasarkan kondisi riil mahasiswa di lapangan.

“Kami melakukan pendataan, verifikasi, hingga pendampingan langsung. Berkas yang diajukan telah melalui proses administratif lengkap dan mencerminkan kondisi sebenarnya mahasiswa terdampak,” ujarnya.

Ia berharap USU dapat mengeluarkan kebijakan pembebasan UKT hingga semester delapan atau sampai kondisi ekonomi keluarga mahasiswa pulih, sebagaimana telah diterapkan oleh beberapa perguruan tinggi lain.

BEM USU menegaskan bahwa pihaknya tidak berada pada posisi pengambil kebijakan, namun berharap pimpinan USU segera mengambil langkah afirmatif agar mahasiswa terdampak bencana dapat melanjutkan pendidikan tanpa hambatan ekonomi.